Viele Unternehmen betrachten Arbeitszeiterfassung und Reisekostenabrechnung getrennt: Zeiten werden in einer Liste gepflegt, Reisen in einem Formular erfasst, Belege per E-Mail verschickt und Monatsberichte anschließend manuell zusammengestellt. In der Praxis gehören diese Daten jedoch oft zusammen. Wer unterwegs arbeitet, muss häufig Tätigkeiten, Einsatzorte, Reisezeiten, Belege und Abrechnungen im selben Zeitraum dokumentieren.
APLICONUS infield Pro unterstützt genau diesen kombinierten Ablauf. Der Nutzen entsteht aber nicht nur durch die App, sondern durch eine saubere Vorbereitung des Prozesses.
Ein beispielhafter Arbeitstag verbindet die Arbeitszeit im Büro, die Dienstreise zum Kunden, die Tätigkeit vor Ort und den zugehörigen Beleg. Auf der Produktseite zeigen vorhandene App-Ansichten diesen Ablauf mit unterschiedlichen Beispieldaten; sie dokumentieren keinen einzelnen durchgängigen Tag. Arbeitszeit, Reisezeit und Reisekosten bleiben unterschiedliche Angaben.
Welche Arbeitssituationen abgebildet werden sollen
Starten Sie mit den typischen Arbeitssituationen Ihrer Mitarbeitenden. Für eine einfache Einführung genügt oft eine kurze Liste:
- tägliche Arbeitszeit im Büro, im Homeoffice oder unterwegs
- Tätigkeiten für ein Projekt oder einen Kunden
- Dienstreisen mit Start, Ziel und Reisedauer
- Belege für Fahrtkosten, Unterkunft, Parken oder Bewirtung
- Monatsberichte oder projektbezogene Nachweise
Diese Situationen sollten nicht als abstrakte Anforderungen formuliert werden. Besser ist ein konkreter Ablauf: Eine Mitarbeiterin fährt morgens zu einem Kunden, startet dort die Tätigkeit, fotografiert einen Beleg und erstellt am Monatsende einen Bericht. Solche Beispiele machen sichtbar, welche Daten wirklich gebraucht werden.
Stammdaten vor dem Start klären
Digitale Prozesse werden schneller, wenn wiederkehrende Daten nicht immer neu eingegeben werden müssen. Klären Sie deshalb vor dem Start, welche Stammdaten sinnvoll sind:
- Kontakte und Adressen von Kunden, Einsatzorten oder Niederlassungen
- Projekte, Aufträge oder Kostenstellen
- typische Tätigkeiten und Aufgaben
- wiederkehrende private oder betriebliche Startadressen
- Vorgaben für Berichte und Dateinamen
Je besser diese Daten vorbereitet sind, desto weniger Eingabeaufwand entsteht unterwegs. Gleichzeitig werden Berichte vergleichbarer, weil nicht jeder Mitarbeitende eigene Schreibweisen verwendet.
Mobile Erfassung einfach halten
Die Erfassung unterwegs muss schnell sein. Wenn ein Prozess nur im Büro funktioniert, wird er im Außendienst oft nicht konsequent genutzt. APLICONUS infield Pro setzt deshalb auf eine Home-Ansicht, über die wichtige Aktionen direkt erreichbar sind.
Überlegen Sie, welche Aktionen wirklich häufig sind. Für manche Teams steht der Start einer Tätigkeit im Vordergrund, für andere der Belegimport oder die Dokumentation von Reisen. Eine gute Konfiguration reduziert die täglichen Schritte und vermeidet, dass Mitarbeitende erst in langen Listen suchen müssen.
Belege früh zuordnen
Reisekosten werden besonders aufwendig, wenn Belege erst am Monatsende sortiert werden. Sinnvoller ist es, Belege zeitnah zu fotografieren, zu importieren oder zu scannen und direkt der passenden Reise oder Bewirtung zuzuordnen.
So entsteht ein nachvollziehbarer Zusammenhang zwischen Reise, Ausgabe und späterem Bericht. Außerdem sinkt das Risiko, dass Papierbelege verloren gehen oder Beträge später nicht mehr zugeordnet werden können.
Berichte als Ergebnis des Prozesses verstehen
Die Erstellung von Reports gehört zum Productivity+ Bundle und zu den höheren Stufen. Das Productivity+ Bundle und das Professional+ Bundle sind monatliche In-App-Abonnements mit einem kostenlosen Testmonat; das Voice+ Bundle ist auf Anfrage verfügbar. Notes+ für multimediale Notizen zu Reisen, Kontakten und Projekten ist kostenfrei und erfordert kein Abonnement.
Ein Bericht sollte nicht am Ende mühsam aus einzelnen Quellen zusammengesucht werden. Er sollte das Ergebnis der laufenden Dokumentation sein. Prüfen Sie deshalb früh, welche Berichte Sie wirklich benötigen:
- Arbeitszeitberichte pro Person und Zeitraum
- Reisekostenabrechnungen pro Reise oder Monat
- projektbezogene Tätigkeitsnachweise
- Dokumente mit eingebundenen Belegen
- Auswertungen für interne Freigaben
Wenn diese Zielbilder klar sind, lässt sich die tägliche Erfassung darauf ausrichten.
Datenschutz und Zustimmung sauber behandeln
Wenn Funktionen wie Standorterkennung oder ortsbezogene Erinnerungen genutzt werden, sollte transparent geklärt sein, wann diese Funktionen aktiv sind und welche Zustimmung erforderlich ist. APLICONUS infield Pro kann mobile Abläufe erleichtern, die Entscheidung über Einsatz, Regeln und Kommunikation liegt jedoch beim jeweiligen Unternehmen.
Dokumentieren Sie für Ihre Mitarbeitenden verständlich, welche Daten erfasst werden, wofür sie genutzt werden und welche Einstellungen freiwillig sind.
Ein guter Startpunkt
Ein sinnvoller Pilot umfasst wenige Personen, echte Arbeitssituationen und einen klaren Zeitraum. Nach zwei bis vier Wochen lässt sich meist gut beurteilen, ob Stammdaten, Berichte und mobile Abläufe passen.