Tipps für die Reisekostenabrechnung

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

In APLICONUS infield Pro können Sie einfach und schnell verschiedene Informationen in den Einstellungen hinterlegen.

• öffnen Sie die Einstellungen in Ihrer App
• Unter dem Reiter "Reisekosten" können Sie nun Ihre BahnCard inklsuive der Gültigkeitsdauer eintragen

Ja, Sie können die privat erworbenen Kosten für Ihre BahnCard 100 gegenüber dem Arbeitgeber geltend machen, wenn zum Zeitpunkt des Kaufs plausibel war, dass sich die Kosten durch dienstliche Fahrten vollständig amortisieren. Dabei ist eine private Nutzung zulässig, solange die berufliche Nutzung im Vordergrund steht. Eine lückenlose Dokumentation der Fahrten ist nicht zwingend erforderlich, aber empfehlenswert, um die dienstliche Nutzung bei Bedarf nachweisen zu können. ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt automatisch einen Reisekostenbericht, in dem alle Bahnfahrten des ausgewählten Zeitraums aufgeführt sind. Unter "Bahn" ist auf dem Dokument der Gesamtbetrag pro Fahrt, als auch für alle Bahnfahrten zusammen ersichtlich.

• Erstellen Sie über die Home-Ansicht einen neuen Reisekostenbericht, indem Sie auf „Bericht“ klicken.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie eine Aufstellung Ihrer Bahnfahrten benötigen.
• APLICONUS infield Pro generiert daraufhin automatisch eine tabellarische Übersicht, in der die Bahnfahrten und ihre Kosten dargestellt sind.
• Beim Teilen oder Exportieren des Berichts können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

Ja, Sie können Ihre private BahnCard beruflich nutzen und als Werbungskosten geltend machen, auch wenn Dienstreisen nicht den überwiegenden Anteil ausmachen. Wichtig ist, dass zum Zeitpunkt des Kaufs plausibel ist, dass sich die Kosten durch dienstliche Fahrten vollständig amortisieren. Eine private Mitnutzung ist dabei zulässig. Eine genaue Dokumentation der dienstlichen Fahrten wird empfohlen, ist aber nicht zwingend erforderlich. ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt automatisch einen Reisekostenbericht, in dem alle Bahnfahrten des ausgewählten Zeitraums aufgeführt sind. Unter "Bahn" ist auf dem Dokument der Gesamtbetrag pro Fahrt, als auch für alle Bahnfahrten zusammen ersichtlich.

• Erstellen Sie über die Home-Ansicht einen neuen Reisekostenbericht, indem Sie auf „Bericht“ klicken.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie eine Aufstellung Ihrer Bahnfahrten benötigen.
• APLICONUS infield Pro generiert daraufhin automatisch eine tabellarische Übersicht, in der die Bahnfahrten und ihre Kosten dargestellt sind.
• Beim Teilen oder Exportieren des Berichts können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

Es ist notwendig, die verkehrsgünstigste Route zu wählen. Unabhängig vom gewählten Verkehrsmittel gilt: 0,30€ pro vollem Entfernungskilometer. Grundsätzlich darf der Betrag von 4.500,00€/Jahr nicht überschritten werden.¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt automatisch einen Reisekostenbericht, in dem alle Fahrten mit einem privaten oder gemieteten Kraftfahrzeug innerhalb des ausgewählten Zeitraums aufgeführt sind. Auf dem Dokument sind die Fahrten in zwei Kategorien unterteilt: „Privat“ für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug und „Miete“ für Fahrten mit einem gemieteten Wagen. In beiden Bereichen ist der jeweilige Gesamtbetrag pro Fahrt sowie der Gesamtbetrag aller Fahrten übersichtlich dargestellt.

• Erstellen Sie über die Home-Ansicht einen neuen Reisekostenbericht, indem Sie auf „Bericht“ klicken.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie eine Aufstellung Ihrer Fahrten benötigen.
• APLICONUS infield Pro generiert daraufhin automatisch eine tabellarische Übersicht, in der alle Fahrten und ihre Kosten dargestellt sind.
• Beim Teilen oder Exportieren des Berichts können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

Pauschalsätze für Fahrtkosten bei Auswärtstätigkeit (Stand:2025) ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro berücksichtigt bei der Erfassung von Reisekosten die Pauschale für PKWs von 0,30€/km.

Nein, die Entfernungspauschale kann für ein und dieselbe erste Tätigkeitsstätte nur einmal am Tag angegeben werden.¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt automatisch einen Reisekostenbericht, in dem alle Fahrten mit einem privaten oder gemieteten Kraftfahrzeug innerhalb des ausgewählten Zeitraums aufgeführt sind. Auf dem Dokument sind die Fahrten in zwei Kategorien unterteilt: „Privat“ für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug und „Miete“ für Fahrten mit einem gemieteten Wagen. In beiden Bereichen ist der jeweilige Gesamtbetrag pro Fahrt sowie der Gesamtbetrag aller Fahrten übersichtlich dargestellt.

• Erstellen Sie über die Home-Ansicht einen neuen Reisekostenbericht, indem Sie auf „Bericht“ klicken.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie eine Aufstellung Ihrer Fahrten benötigen.
• APLICONUS infield Pro generiert daraufhin automatisch eine tabellarische Übersicht, in der alle Fahrten und ihre Kosten dargestellt sind.
• Beim Teilen oder Exportieren des Berichts können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

Nein, die Begrenzung gilt nicht für die Benutzung eines eigenen oder eines zur privaten Nutzung überlassenen PKWs, sofern der Arbeitnehmer lückenlos nachweisen kann, dass er einen solchen für die Fahrt zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte verwendet hat. ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt automatisch einen Reisekostenbericht, in dem alle Fahrten mit einem privaten oder gemieteten Kraftfahrzeug innerhalb des ausgewählten Zeitraums aufgeführt sind. Auf dem Dokument sind die Fahrten in zwei Kategorien unterteilt: „Privat“ für Fahrten mit dem eigenen Fahrzeug und „Miete“ für Fahrten mit einem gemieteten Wagen. In beiden Bereichen ist der jeweilige Gesamtbetrag pro Fahrt sowie der Gesamtbetrag aller Fahrten übersichtlich dargestellt.

• Erstellen Sie über die Home-Ansicht einen neuen Reisekostenbericht, indem Sie auf „Bericht“ klicken.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie eine Aufstellung Ihrer Fahrten benötigen.
• APLICONUS infield Pro generiert daraufhin automatisch eine tabellarische Übersicht, in der alle Fahrten und ihre Kosten dargestellt sind.
• Beim Teilen oder Exportieren des Berichts können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

Ja, diese zusätzlichen Aufwendungen können nach § 9 Absatz 2 Satz 2 EStG geltend gemacht werden. ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt automatisch einen Reisekostenbericht, in dem alle Fahrten mit dem öffentlichen Personennahverkehr (ÖPNV) innerhalb des ausgewählten Zeitraums aufgeführt sind. Unter „ÖPNV“ ist auf dem Dokument der Gesamtbetrag pro Fahrt sowie der Gesamtbetrag aller ÖPNV-Fahrten ersichtlich.

• Erstellen Sie über die Home-Ansicht einen neuen Reisekostenbericht, indem Sie auf „Bericht“ klicken.
• Wählen Sie den Zeitraum aus, für den Sie eine Aufstellung Ihrer ÖPNV-Fahrten benötigen.
• APLICONUS infield Pro generiert daraufhin automatisch eine tabellarische Übersicht, in der die ÖPNV-Fahrten und ihre Kosten dargestellt sind.
• Beim Teilen oder Exportieren des Berichts können Sie das gewünschte Dateiformat auswählen.

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

Mit APLICONUS infield Pro können Sie Ihre Abwesenheit schnell und einfach über die Home-Ansicht erfassen.

• Klicken Sie in der Home-Kachel "Zeiterfassung" auf "Abwesend"
• Wählen Sie die Art Ihrer Abwesenheit aus (z. B. Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich)

Alternativ können Sie über den Menüpunkt "Arbeitszeit" des Navigationsmenüs Ihre Abwesenheit im voraus planen und erfassen.

Damit Ihr Arbeitgeber dir Bewirtungskosten zügig und korrekt erstatten kann, sollten Sie einen vollständigen Bewirtungsbeleg einreichen. Dieser muss den Anforderungen der Einkommensteuer-Richtlinien entsprechen ‒ also neben dem Kassenbeleg auch Angaben zu Anlass, Ort, Datum und teilnehmenden Personen enthalten. Nur so ist eine steuerlich einwandfreie Erstattung möglich.¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt auf Basis der erfassten Bewirtung automatisch einen Bewirtungsbeleg, der den geltenden steuerlichen Anforderungen entspricht.

• Fotografieren Sie Ihren Rechnungsbeleg über "Belege" auf der Home-Ansicht
• Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus
• Klicken Sie auf "Bewirtungsbeleg erstellen"
• Erfassen Sie alle erforderlichen Informationen über "zur Bewirtung"
• Lassen Sie den vollständigen Bewirtungbeleg automatisch erstellen

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

Mit APLICONUS infield Pro können Sie sich automatisch daran erinnern lassen, Ihre Arbeitszeit zu starten.

• Öffnen Sie die Einstellungen Ihrer App
• Hinterlegen Sie dazu in den Einstellungen Ihre Wohn- und Büroadresse
• Hinterlegen Sie auch beim Erfassen Ihrer Kontakte und Projekte die dazugehörigen Adressen
• Erteilen Sie in den Einstellungen die Berechtigung, um an das Verlassen und Erreichen von bekannten Orten erinnert zu werden

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

In APLICONUS infield Pro können Sie ganz einfach einen Ausgleichstag erfassen, wenn Sie Überstunden abbauen möchten. Erfassen Sie im Bereich „Arbeitszeit“ einfach den gewünschten Zeitraum als Zeitausgleich oder ändern Sie bereits erfasste Arbeitszeiten nachträglich entsprechend. Sie können Ihre Abwesenheit auch direkt über die Startseite von APLICONUS infield Pro starten.

• Klicken Sie in der Home-Kachel "Zeiterfassung" auf "Abwesend"
• Wählen Sie die Art Ihrer Abwesenheit aus (z. B. Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich)

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

Mit APLICONUS infield Pro können Sie über die Home-Ansicht direkt Ihren Bericht senden.

• Klicken Sie auf den Button "Bericht"
• Wählen Sie die Art des Dokuments aus und den Zeitraum den das Dokument berücksichtigen soll
• Tragen Sie in den Einstellungen die Empfänger-E-Mail ein, damit diese automatisch vorbelegt wird

Für Geschäftsessen unter 250 Euro reicht eine Kleinbetragsrechnung mit schriftlicher Ergänzung von Ort, Datum, Anlass, bewirteten Personen und der Unterschrift des bewirtenden Unternehmens. Liegt der Betrag über 250 Euro, ist eine Rechnung mit dem Namen des bewirtenden Unternehmens erforderlich. Dieser Name darf nur vom Restaurant eingetragen werden.¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt auf Basis der erfassten Bewirtung automatisch einen Bewirtungsbeleg, der den geltenden steuerlichen Anforderungen entspricht.

• Fotografieren Sie Ihren Rechnungsbeleg über "Belege" auf der Home-Ansicht
• Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus
• Klicken Sie auf "Bewirtungsbeleg erstellen"
• Erfassen Sie alle erforderlichen Informationen über "zur Bewirtung"
• Lassen Sie den vollständigen Bewirtungbeleg automatisch erstellen

Grundsätzlich ja. Finden Sie weitere Informationen beim Bundesministerium der Finanzen. ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

• Erfassen Sie Ihre Reise und fügen Sie den selbst erstellten Beleg als Anhang hinzu
• Lassen Sie sich die Reisekostenabrechnung automatisch erstellen
• Reisekostenabrechnung ausdrucken oder direkt versenden

Sie können geschäftlich veranlasste Bewirtungskosten steuerlich geltend machen, wenn diese ordnungsgemäß dokumentiert sind. Der sogenannte Bewirtungsbeleg sollte gemäß den Vorgaben der Einkommensteuer-Richtlinien erstellt und vollständig ausgefüllt sein. Neben dem Rechnungsbeleg des Restaurants sind insbesondere Angaben zum Anlass der Bewirtung und zu den teilnehmenden Personen erforderlich. Nur dann erkennt das Finanzamt die Aufwendungen als Betriebsausgabe an. Privat veranlasste Bewirtungen sind steuerlich nicht abzugsfähig.¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro erstellt auf Basis der erfassten Bewirtung automatisch einen Bewirtungsbeleg, der den geltenden steuerlichen Anforderungen entspricht.

• Fotografieren Sie Ihren Rechnungsbeleg über "Belege"
• Wählen Sie den entsprechenden Beleg aus
• Klicken Sie auf "Bewirtungsbeleg erstellen"
• Erfassen Sie alle erforderlichen Informationen über "zur Bewirtung"
• Lassen Sie den vollständigen Bewirtungbeleg automatisch erstellen

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro ermöglicht Ihnen über die integrierte Sync-Funktion das Erstellen von Backups sowie das einfache Übertragen und Abrufen Ihrer Daten auf weiteren Geräten.

• Öffnen Sie "Sync" in APLICONUS infield Pro
• Melden Sie sich mit Ihrem persönlichen Microsoft-Konto an
• Klicken Sie auf "Jetzt sichern", um Ihre Datenbank zu sichern
• Rufen Sie die Sicherung auf Ihrem gewünschten Gerät ab.

Ja, nach dem Schreiben des BMF ¹ wird das Trinkgeld vom Arbeitgeber steuerfrei erstattet, sofern der Empfänger die Zahlung quittiert. Allerdings kann man Trinkgelder auch über einen Eigenbeleg nachweisen.

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro bietet die Möglichkeit, bei Bewirtungen Trinkgeld neben dem berechneten Bewirtungsbetrag gesondert anzugeben und somit eindeutig für den Arbeitgeber auszuweisen.

• Erstellen Sie eine neue Bewirtung
• Erfassen Sie alle nötigen Informationen
• Geben Sie den Betrag des Trinkgeldes an
• Lassen Sie sich die Bewirtung automatisch erstellen

Mit dem Beschluss des Jahressteuergesetzes 2019 steigen zum 01.01.2020 für Reisen innerhalb Deutschlands die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand ¹.

Für Abwesenheiten von mehr als acht Stunden erhalten Sie nun 14,00 €, gleiches gilt für An- und Abreisetag bei mehrtägigen Abwesenheiten.

Bei Tagen, an denen Sie 24 Stunden abwesend sind (den sogenannten Zwischentagen), steigt die Pauschale auf 28,00 €.

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

Die Tages- und Verpflegungspauschalen sind in APLICONUS infield Pro integriert und werden je nach Angabe der Art der Mahlzeit (Frühstück, Mittag-, Abendessen) berechnet.

• Erstellen Sie über "Reise" eine neue Reise
• Wählen Sie unter "Abzüge für Mahlzeiten" aus, welche Mahlzeiten Sie gestellt bekommen haben
• APLICONUS infield Pro berechnet daraufhin automatisch die entsprechende Verpflegungspauschale für Sie

Folgende Kürzungs-Pauschalen basieren auf dem Pauschalsatz für einen vollen Dienstreise-Tag in Höhe von 28€ innerhalb Deutschlands: ¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

Die Verpflegungspauschalen sind in der APLICONUS infield Pro-App integriert und werden je nach Angabe der Art der Mahlzeit (Frühstück, Mittag-, Abendessen) berechnet.

• Erstellen Sie über "Reise" eine neue Reise
• Kreuzen Sie bei "Abzüge für Mahlzeiten" den Erhalt eines Frühstücks an
• APLICONUS infield Pro berechnet daraufhin automatisch die entsprechende Verpflegungspauschale für Sie

Je nach Größe der Mahlzeit muss der Snack mit der vollen Kürzungspauschale abgerechnet werden, auch wenn der Wert darunterliegt.¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

Die Verpflegungspauschalen sind in der APLICONUS infield Pro-App integriert und werden je nach Angabe der Art der Mahlzeit (Frühstück, Mittag-, Abendessen) berechnet.

• Erstellen Sie über "Reise" eine neue Reise
• Wählen Sie unter "Abzüge für Mahlzeiten" aus, welche Mahlzeiten Sie gestellt bekommen haben
• APLICONUS infield Pro berechnet daraufhin automatisch die entsprechende Verpflegungspauschale für Sie

14,00€/Tag für den An-/Abreisetag, 28,00€/Tag für den Zwischentag (24h).¹

So unterstützt APLICONUS infield Pro:

APLICONUS infield Pro berechnet automatisch die Pauschalen für An- und Abreisetage sowie für volle Reisetage. Auch die Verpflegungspauschalen sind in der App integriert und werden je nach Angabe der eingenommenen Mahlzeiten (Frühstück, Mittag- oder Abendessen) automatisch angepasst.

• Erstellen Sie über "Reise" eine neue Reise
• Wählen Sie unter "Abzüge und Übernachtungspauschalen" aus, welche Mahlzeiten Sie gestellt bekommen haben und ggf. die Übernachtungspauschale
• Alternativ können Sie unter „Übernachtung“ den tatsächlichen Betrag Ihrer Übernachtungskosten eintragen.
• APLICONUS infield Pro berechnet daraufhin automatisch die passende Tages- und Verpflegungspauschale für Sie.